Managed E-Mail-Archiv.
Jede Nachricht auffindbar, nichts veränderbar.
Ein zentrales Archiv legt jede E-Mail unveränderbar ab und macht sie in Sekunden auffindbar. Aufbewahrung und Löschung folgen definierten Regeln statt Einzelfallentscheidungen.
Strukturierte Archivierung ohne Mehraufwand
Typische Herausforderungen.
- Uneinheitliche Aufbewahrung über Postfächer und lokale Exporte
- Zeitaufwändige Recherche bei Anfragen oder Audits
- Risiko durch fehlende Richtlinien für Aufbewahrung und Löschung
So lösen wir das für Sie.
Die Bausteine, die wir kombinieren. Modular einsetzbar, durch unser Engineering-Team implementiert und betrieben.
Archivierungsrichtlinien
Klare Regeln für Aufbewahrungsdauer, Zugriff und Mandantenstruktur, inklusive Legal Hold für laufende Verfahren.
Schnelle Volltextsuche
Volltextsuche über Nachrichtentext, Anhänge und Header hinweg findet relevante Treffer in Sekunden statt Tagen.
Audit-fähige Prozesse
Dokumentierte Workflows für Auskunft, Wiederherstellung und lückenlos protokollierten Zugriff auf die unveränderbare Ablage.
Operativer Betrieb
Monitoring, Pflege und laufende Qualitätssicherung des Archivsystems.
Nahtlose Postfach-Integration
Archivierung läuft automatisch per Journaling im Hintergrund, ohne Eingriff in den gewohnten Mail-Workflow.
Migrationsunterstützung
Bestehende PST-Dateien und Altarchive werden strukturiert in das zentrale Archiv überführt.
So arbeitet Ihr Archiv im Alltag.
Beispielhafte Ansichten aus der Plattform, die wir für Sie betreiben.
Volltextsuche über Absender, Empfänger und Inhalt, mit UND-verknüpften Filtern für präzise Treffer statt endloser Ergebnislisten.
Aufbewahrungsfristen je Abteilung oder Fall, von befristeten Policies bis zum unbefristeten Legal Hold für laufende Verfahren.
Laufendes Monitoring des Archivvolumens, damit Auffälligkeiten sofort sichtbar werden, nicht erst beim nächsten Audit.
Was Sie erhalten.
Implementiertes Archiv
Live geschaltetes Archiv mit den vereinbarten Aufbewahrungsfristen je Postfach-Klasse.
Such- und Auskunftsprozesse
Definierter Ablauf für Such- und Auskunftsersuchen, verständlich für Fachbereiche ohne IT-Hintergrund.
Audit-Dokumentation
Nachweise für Wirtschaftsprüfer und interne Kontrollen, jederzeit abrufbereit.
Betriebliche Übergabe
Geklärte Zuständigkeiten und Rechtekonzept für den laufenden Betrieb nach Rollout.
Vertrauen und Sicherheit.
Kryptografisch versiegelt
Jede archivierte Nachricht wird digital signiert und mit Zeitstempel versehen. Nachträgliche Veränderung ist technisch ausgeschlossen, nicht nur vertraglich zugesichert.
Lückenlose Zugriffskontrolle
Rollenbasierte Berechtigungen bis auf Postfach-Ebene, jede Suche und jeder Export wird protokolliert. Auskunft bleibt nachvollziehbar, auch Jahre später.
Betrieb aus einer Hand
Wir betreiben Ihr Archiv aktiv: Monitoring, Pflege und ein fester Ansprechpartner für Auskunftsersuchen, statt einer anonymen Blackbox.
Typische Einsatzszenarien.
Drei Konstellationen, in denen wir diesen Service typischerweise einsetzen. Wenn Sie sich dazwischen sehen, sprechen wir auch dann.
Regulierte Branchen
Banken, Versicherungen, Gesundheitswesen oder Pharma: Aufbewahrungspflichten aus DSGVO, HGB oder Branchenrecht verlangen Jahre unveränderbare, auffindbare E-Mail-Historie. Wir bilden das in Retention-Regeln ab, nicht in Einzelfallentscheidungen.
Auskunftsersuchen
Ein Auskunftsersuchen, eine behördliche Prüfung oder ein Rechtsstreit braucht schnellen, vollständigen Zugriff auf historische Kommunikation. Volltextsuche über Postfächer hinweg liefert belastbare Nachweise statt tagelanger manueller Suche.
Postfach-Konsolidierung
Verstreute PST-Dateien, gewachsene Postfächer und Journaling-Exporte werden in ein zentrales Archiv überführt. Ein Ansprechpartner und eine Ablage statt mehrerer Insellösungen mit undokumentierter Historie.
Wir antworten persönlich.
Sie schreiben, jemand von uns liest und antwortet. Keine Werbe-Mails, keine automatischen Folge-Mails. Sie sprechen direkt mit einem Engineer.